Apps de Comunicação Instantânea são Adequados para Equipes de Trabalho?

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Introdução

Quando falamos em comunicação entre equipes de trabalho, comumente vem à mente os tradicionais Rádio Comunicadores, no entanto, o uso de aplicativos de comunicação instantânea tornaram-se populares também nas empresas dos mais diversos segmentos.

Naturalmente, os aplicativos gratuitos mais conhecidos como WhatsApp, Telegram, assim como outros similares, são aplicativos de enorme sucesso, e seu uso disseminado gerou uma contribuição significativa para seus milhões e milhões de usuários, pela própria prestação do serviço de comunicação, baseado na tecnologia de troca de mensagens de texto e áudio e de criação de grupos.

Além disso, o surgimento destes aplicativos de comunicação foi um fator de grande relevância e impacto na vida de usuários de smartphones ao redor no mundo e em diversas cadeias de negócios e da prestação de serviços.

Mas seriam estes aplicativos adequados para serem utilizados nas empresas para suportar sua operação com equipes de trabalho? Há casos mais indicados para o uso? Por outro lado, há situações não indicadas para sua adoção nas empresas?

Neste artigo, vamos examinar em alguns fatores neste contexto, e tentar elaborar uma visão sobre este tema, para estimular a discussão e análise da questão. Entretanto não temos como objetivo esgotar a exposição, nem tampouco de avançar em todos os seus detalhes, mas apenas trazer uma abordagem introdutória relacionada com o assunto.

Um Requisito Fundamental: Hands-Free

Para a comunicação entre equipes, existem algumas necessidades que são importantes para a produtividade e segurança no trabalho.

Equipes de Prontidão

Consideremos algumas situações típicas do dia a dia de Equipes Operacionais e de Prontidão:

  • Bombeiros, em pleno deslocamento para atendimento de uma emergência, que precisam se preparar rapidamente, checar os equipamentos, e precisam ouvir orientações táticas e situacionais de forma muito rápida e direta;
  • Motoristas de caminhões de transporte de cargas, ônibus ou transportes escolares, que precisam receber alguma orientação durante os seus trajetos, e estão com suas mãos e sua atenção bastante dedicadas para as atividades em andamento;
  • Seguranças de um shopping center em uma operação de busca de um suspeito de roubo que esteja dentro de uma loja;

Há situações operacionais, como estas exemplificadas acima, em que a dependência de ter que ocupar as mãos e parcialmente a visão e atenção para se comunicar, por exemplo na digitação de mensagens de texto ou na gravação ou reprodução de mensagens de áudio, é claramente inadequada.

Hands Free valoriza o Push to Talk

Nestas situações, a instantaneidade das chamadas sem a necessidade de usar as mãos (hands-free) ou a visão/atenção, a possibilidade de que vários usuários escutem simultaneamente as chamadas, a garantia do recebimento das chamadas pelos usuários destinatários, são características fundamentais para a efetividade da comunicação com as equipes de trabalho.

E é neste momento que a tecnologia Push-to-talk conquista uma grande importância.

Em Equipes Operacionais e de Prontidão, para a grande maioria dos usuários, devido a utilização intensa de chamadas para canais, a quantidade de chamadas recebidas por cada usuário é bem maior que as chamadas originadas por ele próprio.

E no caso das chamadas recebidas, sendo a solução hands-free, como é uma operação que utiliza a tecnologia Push-to-talk, o usuário receptor das chamadas não tem que fazer absolutamente nada com as mãos, apenas ouvir a chamada instantânea e seguir o comando.

E isso faz total diferença na produtividade da comunicação.

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Outros Requisitos Importantes para Empresas

Alguns requisitos típicos de operações corporativas definem bem a adequação, ou não, das soluções disponíveis como aplicativos gratuitos, para a sua utilização pelas equipes operacionais e de prontidão.

Foco Operacional, Segurança da Informação, Gestão de Usuários e outros

Vejamos algumas questões práticas para exemplificar:

  • Qual a importância para sua operação, se um colaborador de sua equipe, que utiliza um comunicador instantâneo convencional como ferramenta de comunicação, deixar de seguir um comando dado, justificando que não seguiu o procedimento porque só viu a mensagem depois?
  • Qual a consequência para sua operação, se um colaborador sair da empresa e continuar recebendo as mensagens ou utilizar o histórico das mensagens para algum fim não coincidente com os interesses da empresa?
  • Quais as consequências potenciais, caso um colaborador seu tenha que tirar seu foco e atenção das atividades operacionais para digitar mensagens de textos ou ter que aguardar a resposta a perguntas críticas para tomadas de decisões operacionais?
  • O que pode acontecer, no caso em que um aplicativo gratuito, como o Whatsapp por exemplo, fique fora do ar por 4 horas, ou quem sabe 1 dia inteiro, como já aconteceu por algumas vezes no passado recente? E se esta situação ocorrer em um momento chave e crítico de sua operação, que consequências isso pode acarretar para os processos da empresa, ou mesmo para a imagem da empresa junto a seus clientes?

Portanto, estes exemplos acima ajudam a demonstrar que as operações com equipes de trabalho tem exigências diferenciadas, pois o que está em jogo é mais que a comunicação entre 2 pessoas, mas a importância, para os negócios da empresa, da informação embutida na comunicação entre as equipes de trabalho.

Por razões como estas, somos levados a concluir que há situações em que os aplicativos de comunicação gratuitos, como por exemplo o Whatsapp e o Telegram, podem não funcionar de maneira eficiente devido às necessidades específicas das operações de negócios e equipes de trabalho.

Empresas e Indivíduos: Necessidades Diferentes

Mesmo dentro do contexto corporativo e da prestação de serviços em geral, onde estão envolvidos os mais diversos tipos de equipes de trabalho, as respostas para as perguntas anteriores podem variar, de acordo com as características de cada operação ou até mesmo dentro de uma mesma empresa, dependendo das necessidades de cada área envolvida.

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Há áreas (ou mesmo empresas) em que a fluidez, a responsividade e a velocidade da comunicação não tenham uma importância tão crítica, ou determinadas equipes ou setores que, pela natureza de seu trabalho, para as quais as mensagens de texto sejam até mais adequadas para a comunicação do dia a dia.

Como vimos, é possível também que, para algumas funções, não seja tão relevante a emissão de comandos e o seu respectivo cumprimento de forma imediata e rápida, com a certeza de que os receptores estarão ouvindo as mensagens de forma instantânea.

Por isso, na comparação do uso particular com o corporativo ainda, facilidades como a flexibilidade de criação de grupos, a entrada e saída de usuários destes grupos e a possibilidade de envio de informações (áudio, fotos, vídeos) para outros diferentes grupos e/ou usuários, são funcionalidades desejadas para o primeiro caso, entretanto podem representar enormes preocupações e riscos para o uso de empresas.

Uso Corporativo x Uso Privado

Adequação é a palavra-chave para a utilização das ferramentas, preparadas ou não para o uso corporativo.

Dessa forma, os comunicadores podem e continuarão a serem utilizados pelas empresas, passaram por mudanças e adequações também, no entanto, requerem cada vez mais segurança e instantaneidade, facilidades de controle e gerenciamento.

É muito importante fazer uma avaliação mais a fundo das suas necessidades e opções oferecidas no mercado.

A Tecnologia Push-to-talk no Celular (PoC)

A tecnologia Push-to-talk no Celular (PoC) é uma evolução da tradicional tecnologia Push-to-talk dos antigos rádios comunicadores, e é a forma de comunicação realizada através de um smartphone em que um usuário fala com outro usuário ou com vários grupos de usuários iniciando a chamada apenas com o apertar de um botão.

O PoC simula, em celulares, a comunicação dos conhecidos Rádio Comunicadores PTT.

Algumas das principais vantagens do Push-to-talk no Celular, em comparação com as tecnologias tradicionais, são a configuração rápida de chamadas e um amplo alcance de rede.

Se quiser saber mais sobre a tecnologia Push-to-talk no Celular (PoC) clique aqui para acessar um artigo específico sobre o tema.

BiPTT: Aplicativo Push to Talk para Celular

No mercado brasileiro de aplicativo Push-to-talk no Celular, destaca-se a solução BiPTT (www.biptt.com), que transforma o smartphone em um rádio comunicador PTT.

Para conhecer mais o BiPTT acesse este tutorial em video do BiPTT e faça um teste gratuito do BiPTT clicando aqui.

Visite o Blog do BiPTT

Em nosso blog (clique aqui), você pode encontrar diversos outros artigos relacionados com Tecnologia Push to Talk e sobre o Aplicativo BiPTT.


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